Adjoint(e) administratif(ve) principal(e) / Administrative Assistant

Aper u du poste

Cette équipe se spécialise dans les services de courtage et de conseils pour la location de bureaux principalement dans la région métropolitaine de Montréal et travers le Canada. Les clients de l'équipe sont typiquement des entreprises qui nous offrons une gamme étendue de services permettant de répondre leurs besoins immobiliers spécifiques. II s'agit notamment de la recherche d'espaces, de la mise en place ou du renouvellement de baux, d'assistance la sous-location, d'analyses du marché, etc. Cette équipe dynamique et motivée se compose de cinq membres qui s'engagent obtenir une valeur ajoutée et des résultats concrets pour leurs clients, d'une fa on professionnelle et efficace.

CBRE Montréal est activement la recherche d'une personne énergique pour se joindre cette équipe et qui, par ses initiatives et son travail structuré, saura la soutenir dans la réalisation de ses mandats. La rigueur et le sens du service au sein de l'équipe ainsi qu'aupr s des clients sont des qualités essentielles.

Position Overview

The Office Leasing Team specializes in brokerage and advisory services for office leasing transactions primarily in the Greater Montreal Area and throughout Canada. The team represents corporate users, providing them with a wide-range of services to meet their real estate needs, such as: space searches, lease and renewal negotiation, sublease listing services, market analysis, etc. This dynamic and motivated team is composed of five professionals who are committed to delivering concrete results to their clients in a timely and professional fashion.

CBRE- Montreal, is actively seeking a dynamic person to join this team and to support it in finalizing its mandates thanks to his/her initiatives and well-organized work. The selected candidate will need to demonstrate diligence and be service-oriented both with other team members and external clients.

Responsabilités

• Créer des rapports clients variés pour supporter les transactions de location incluant des feuillets promotionnels, offres, carnets de visites, cartes, plans d'étages et divers rapports.
• Comprendre les éléments clés dans les documents juridiques (baux, offres, ententes) afin de compléter les documents nécessaires pour la facturation de la transaction.
• Travailler en collaboration avec l'équipe graphique l'élaboration de supports marketing et coordonner la distribution interne et externe du matériel de mise en marché.
• Travailler en collaboration avec l'équipe graphique l'élaboration de propositions et de présentations destinées aux clients.
• Entretenir l'image de marque de l'équipe travers la mise- -jour des bios des courtiers, la création d'études de cas, l'organisation d'événements et la gestion des réseaux sociaux.
• Traduire des documents de nature variée.
• Actualiser et maintenir la base de données clients.
• Composer et préparer la correspondance et les courriels impliqués dans une transaction.
• Organiser et maintenir un syst me de classement, classer la correspondance et autres dossiers.
• Créer en maintenir jour un rapport interne pour supporter les activités de l'équipe.
• Coordonner l'agenda et les rendez-vous des membres de l'équipe.
• D'autres t*ches pourraient s'ajouter.

Responsibilities

• Create various clients reports to support a real estate leasing transaction (including flyers, proposals, alternative reports, tour books, maps and floor plans).
• Understand the key elements of various legal documents (leases, offers, agreements) in order to complete documentation for the accounting process of a transaction.
• Partner with designer to create marketing documents and coordinate the distribution of internal & external marketing information.
• Partner with designer to create clients' proposals and presentations.
• Manage brokers bio/resumes, case studies and partner with designer to ensure team's branding, events and social media outlets are active.
• Ability to translate various documents.
• Maintain and update CRM database.
• Compose and prepare correspondences and emails in the course of the transaction.
• Organize and maintain filing system, file correspondence and other records.
• Create and update an internal reports to support the team's transaction activities.
• Coordinate schedules and appointments for team members.
• Other duties may be assigned.

Qualifications

• Dix ans d'expérience en support administratif, de préférence dans le domaine de la vente ou marketing. Une expérience en immobilier commercial serait un atout.

• Bilingue fran ais-anglais, parlé et écrit.

• Solides compétences organisationnelles.

• Attention au détail et proactivité dans les suivis.

• Capacité éprouvée prendre des initiatives pour répondre au-del des attentes, tre axé sur les résultats et autonome.

• Capacité établir des priorités et répondre la demande dans des délais serrés.

• Connaissance des termes et principes financiers. Il ou elle devrait tre en mesure de calculer des pourcentages, rabais et/ou commissions.

• Connaissances avancées de la suite Microsoft Office (Word, Excel. Powerpoint, Outlook, OneNote), compétences en recherche sur Internet.

• Connaissance en logiciel de gestion de la relation client (CRM) tel que Maximizer considérée comme un atout.

   

• Ten years of experience of providing administrative support in Sales or Marketing is preferred. Experience in the commercial real estate industry would be an asset.

• Fluently bilingual in English/French, spoken and written.

• Strong organizational skills.

• High attention to detail and proactive in following-up.

• Self-motivated; results driven self-starter, proven ability to take initiative to exceed goals and expectations.

• Ability to identify priorities and to work with tight deadlines.

• Knowledge of financial terms and principles. He or she also should have an ability to calculate intermediate figures such as percentages, discounts and/or commissions.

• Advanced skills with Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote) and Internet research.

• Knowledge in Customer Relationship Management software such as Maximizer would be an asset.

Equal Opportunity and Affirmative Action Employer Women/Minorities/Persons with Disabilities/US Veterans